La soluzione integrata per le attività aeroportuali con il modulo TEAMWeb/Turni.
Una soluzione integrata consente un’efficace gestione delle risorse umane impiegate nelle attività presso uno dei più importanti scali aeroportuali, con la pianificazione dei turni del personale.
Il Cliente
Con 3.700.000 passeggeri nel 2011 e poco meno di 60.000 movimenti aerei, l’aeroporto che ha scelto Selesta per la gestione delle risorse umane, rappresenta una delle più importanti realtà economiche del Piemonte e fornisce occupazione a circa 3.000 persone.
La società che gestisce tutta l’area aeroportuale si occupa sia delle infrastrutture legate al traffico aereo sia delle attività svolte all’interno della stazione.
Nel 2011 il Gruppo ha chiuso il bilancio con un valore della produzione di oltre 70 milioni di euro, un utile netto di 3,5 milioni di euro e oltre 400 persone occupate. Lo scalo aeroportuale offre ogni settimana oltre 400 voli in partenza effettuati dalle più importanti compagnie aeree di linea che permettono di raggiungere rapidamente le principali città italiane e d’Europa.
Le Esigenze
In un contesto dinamico come quello aeroportuale dove le attività di gestione si svolgono nell’arco delle 24 ore, il rispetto dei tempi di lavoro e la messa in atto di condizioni di sicurezza ottimali per il personale sono requisiti necessari per garantire l’efficienza delle attività e il buon funzionamento dello scalo aeroportuale.
Queste, in sintesi, le principali ragioni che hanno spinto il Committente alla ricerca di un prodotto che permettesse di automatizzare la pianificazione dei turni di lavoro nel pieno rispetto delle normative di sicurezza e dei diversi accordi contrattuali delle società che appartengono al Gruppo.
In precedenza, la pianificazione dei turni era gestita utilizzando un foglio elettronico; partendo dal piano operativo dei voli, ogni responsabile sviluppava in sequenza la pianificazione semestrale, mensile e quindi quella settimanale; il file, condiviso e pubblico, veniva via via rielaborato sulla base di eventuali assenze del personale o necessità non pianificate a priori.
Questa metodologia presentava alcuni svantaggi: innanzitutto, la pianificazione dei turni era predisposta manualmente, con conseguenti possibilità di errore; la condivisione dello stesso file da parte di tutti i responsabili, inoltre, pur tenendo traccia delle modifiche effettuate dalle singole persone, non permetteva di verificare che i nuovi dati rispettassero i vincoli di legge (ad esempio, le normative sulla sicurezza che richiedono la presenza di personale qualificato nel corso di ogni turno). Mancava inoltre un iter formale di approvazione che in qualche modo “certificasse” la correttezza di quanto pianificato.
Sulla base di tali considerazioni, il Gruppo ha ricercato un applicativo che potesse soddisfare le sue esigenze, integrandosi con i prodotti di gestione del personale (HRnet) e delle presenze (TEAMWeb) attualmente installati. L’applicazione doveva inoltre essere multi azienda, per consentire la gestione dei turni delle diverse società del Gruppo.
Una collaborazione su misura
Selesta Ingegneria, già fornitore di fiducia del Committente, ha proposto lo sviluppo di una soluzione aperta e flessibile che, pur essendo basata sulle specifiche esigenze della società torinese, potesse essere facilmente personalizzata e adeguata anche ad altre realtà. In questo modo, le ore/uomo dedicate allo sviluppo della soluzione sono state ottimizzate sotto l’aspetto dei costi, con un indubbio vantaggio per il cliente, che ha potuto ottenere una soluzione personalizzata sulle proprie esigenze ad un costo competitivo, e per Selesta, che ha utilizzato le istanze del Gruppo per lo sviluppo di un’applicazione standardizzata e nel contempo flessibile, adattabile a differenti realtà aziendali.
Il frutto di questa collaborazione è TEAMWeb/Turni, modulo totalmente integrato nell’applicativo TEAMWeb, dal quale eredita le informazioni legate alle presenze/assenze del personale, pur essendo progettato per funzionare anche in modalità stand-alone.
Le caratteristiche “open” dell’applicazione hanno consentito l’integrazione con l’applicativo HRnet, prodotto sviluppato da terze parti, dal quale il modulo Gestione Turni acquisisce i dati anagrafici e le informazioni sulle certificazioni professionali e sanitarie utili ad una coerente pianificazione dei turni, restituendo poi all’applicazione HR i dati di presenza da utilizzare per l’elaborazione della busta paga.
LEGGI TUTTO
TEAMWeb/Turni consente di creare facilmente turni rotativi per ogni settore, tenendo conto della tipologia di contratto (part time orizzontale/verticale, full time) e degli skills richiesti per le attività in programma (certificazioni tecniche, sanitarie e gestionali).
Nella definizione dei turni, vengono inoltre considerati i termini contrattuali da rispettare (riposi, turni consecutivi, equa ripartizione dei turni nell’arco della giornata, ecc.), con la possibilità di disattivare uno o più parametri, simulando diversi scenari di elaborazione. In caso di necessità, ulteriori vincoli possono essere impostati di volta in volta dall’utente utilizzando un’apposita maschera.
TEAMWeb/Turni permette di creare più simulazioni scegliendo fra queste il piano definitivo, che sarà preventivamente approvato dal Responsabile tramite un workflow automatizzato. Il processo di pianificazione avviene quindi costruendo il piano definitivo e sviluppando lo stesso per creare i piani mensili, che vengono di volta in volta sottoposti ai Responsabili per l’approvazione.
Opportune segnalazioni si attivano nel caso in cui vengano a mancare i parametri necessari al corretto sviluppo del piano turni (mancanza di personale, assenza dei requisiti, ecc.). Su richiesta del cliente, la pianificazione definitiva viene esportata in un file Excel che contiene, oltre alle informazioni sui turni di lavoro, il piano operativo giornaliero dei voli previsti.
I Vantaggi
La soluzione TEAMWeb/Turni ha consentito di semplificare notevolmente le operazioni di gestione dei turni e di ottenere un sensibile risparmio in termini di tempo speso nelle attività di pianificazione e, contemporaneamente, ottimizzare le attività di lavoro eliminando le possibilità di errore in fase di programmazione.
Di importanza fondamentale la possibilità di integrazione del prodotto con applicazioni esterne, che ha consentito di attivare un costante flusso delle informazioni, reperite da più fonti e, a loro volta, utilizzate per alimentare le applicazioni di tipo gestionale.
I fabbisogni giornalieri di personale vengono soddisfatti attraverso un applicativo integrato e distribuito, fruibile da qualsiasi postazione web. I requisiti contrattuali, gestionali e di sicurezza del personale sono rispettati appieno attraverso uno sviluppo dei turni coerente e privo di errori. Attualmente, il modulo TEAMWeb/Turni viene utilizzato per due società del Gruppo e gestisce gruppi di personale che contano fino a 65 addetti per singola area operativa.