Gestione Presenze

TEAMWeb

Dal connubio vincente di tecnologia all’avanguardia e profonda conoscenza delle esigenze aziendali in tema di gestione del Personale nasce TEAMWeb, il prodotto di Selesta Ingegneria che abbraccia tutti gli aspetti legati alla Rilevazione e Gestione delle Presenze, introducendo il concetto di “azienda collaborativa” e permettendo una gestione davvero completa dei dipendenti.

TEAMWeb si avvale infatti di workflow automatizzati che, attraverso processi completamente parametrizzabili, creano all’interno dell’azienda un network in cui ogni persona coinvolta (Dipendente, Responsabile, Amministrazione, Ufficio Personale) può interagire secondo le proprie credenziali, inserendo o modificando le informazioni o semplicemente visualizzando i dati di proprio interesse.

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CARATTERISTICHE TECNICHE

Applicativo “open”

TEAMWeb è  basato su strumenti di sviluppo standard, che hanno consentito di realizzare un applicativo aperto verso il mondo esterno e completamente integrato con le piattaforme per il Controllo degli Accessi di Selesta Ingegneria.
Il risultato è una soluzione in grado di condividere le informazioni necessarie alla sicurezza dell’azienda e alla presenza del personale e di integrarsi con le applicazioni di payroll più note, consentendo così una reale ottimizzazione dei processi aziendali.
L'applicazione permette di eseguire agevolmente l’import dei dati da altre procedure, ed è nativamente predisposta per la gestione del Libro Unico del Lavoro.
Sviluppato in linguaggio .Net, TEAMWeb opera in ambiente Windows e può utilizzare indistintamente una base dati SQL Server o Oracle; l’ambiente web-based ne consente l’immediatezza di accesso, che può avvenire tramite Internet o attraverso Intranet.
Le caratteristiche tecnologiche e funzionali di TEAMWeb lo rendono inoltre ideale per soluzioni in outsourcing, particolarmente indicate per Consulenti del Lavoro e Studi Paghe.

Gestione completa delle informazioni

TEAMWeb è strutturato logicamente per gestire un numero illimitato di Aziende, Sedi e Utenti; tali caratteristiche, unite alla scalabilità e alla completezza funzionale, rendono questo prodotto adatto a realtà di ogni tipologia e dimensione, in ambito pubblico e privato.
Il sistema integra una serie di modelli orari, facilmente parametrizzabili, ed è compatibile con tutti i contratti aziendali nazionali. Per offrire la massima flessibilità, TEAMWeb consente la gestione di campi facoltativi, utilizzabili per elaborazioni e reports, che possono essere importati anche da applicazioni esterne.
L’interfaccia web ergonomica e la possibilità di navigazione orizzontale e verticale all’interno del programma consentono all’operatore di avere sempre le informazioni sotto controllo senza cambiare maschera, ottimizzando i processi di inserimento e controllo dei dati.
TEAMWeb prevede la gestione di funzionalità massive, per consentire di effettuare agevolmente verifiche e controlli periodici su grandi quantità di informazioni, con la possibilità di programmarne la schedulazione in modalità automatica.
In fase di inserimento delle informazioni, l’utente è costantemente guidato da un aiuto contestuale, che propone le alternative possibili in relazione al campo trattato.

Elevati livelli di sicurezza

TEAMWeb assicura la totale riservatezza dei dati. L’accesso al software e a tutte le informazioni avviene in modalità protetta tramite l’utilizzo del protocollo Https; l’autenticazione dei singoli Utenti può essere effettuata in modo nativo o attraverso il protocollo LDAP verso Active Directory.
La definizione delle password avviene in completa aderenza con le indicazioni di legge sulla privacy (D.Lgs. 196/2003) e, più in generale, TEAMWeb è totalmente conforme a tutte le norme vigenti.
La sicurezza dei dati e delle informazioni è ulteriormente garantita da funzioni di storicizzazione, che tengono traccia di tutte le variazioni effettuate rispetto alle timbrature originali e dalla memorizzazione di ogni operazione svolta su archivi di “log”.

MODULI AGGIUNTIVI

TEAMWeb/INFO – Cartellino presenze

TEAMWeb/INFO è un modulo opzionale del prodotto TEAMWeb che consente ai Dipendenti di visualizzare le informazioni riguardanti il proprio Cartellino Presenze, gestire il WorkFlow di approvazione delle richieste di autorizzazione, e permette ai Responsabili di verificare e gestire le presenze/assenze dei propri Collaboratori.

L'accesso a TEAMWeb/INFO può essere effettuato in modo semplice, attraverso il browser Internet Explorer.

Ogni Dipendente può consultare il proprio Cartellino Presenze, ovvero una tabella contenente l'intera situazione mensile delle presenze/assenze, suddivisa in righe e colonne.

Tale funzionalità può essere resa disponibile a tutti i Dipendenti o ristretta ad una parte di essi (es. ai soli Impiegati).

In ogni riga del Cartellino Presenze sono rappresentate le informazioni relative al singolo giorno del mese.
Posizionandosi con il mouse sulla colonna che indica il giorno del mese, viene visualizzato un riquadro che indica lo stato dell'elaborazione relativa al giorno in esame ( es.: “Nessun errore”, “1^ entrata in ritardo”, “Assente completo”, “Uscita in anticipo”, ecc.).

Nella parte inferiore del Cartellino Presenze è evidenziato il valore dei contatori del mese. E' possibile visualizzare le sommatorie mensili ed i dati consuntivi riguardanti riporti e progressivi (residui ferie, permessi, ritardi o altre informazioni parametrizzabili dall'Ufficio Personale).

TEAMWeb/INFO consente di automatizzare il WorkFlow di approvazione delle richieste effettuate da parte dei Dipendenti al proprio Responsabile;  in particolare, è possibile richiedere l'autorizzazione sulla base di una specifica giustificazione (Ferie, Permesso, Trasferta, ecc.), inoltrare la richiesta di correzione di una timbratura errata o richiedere l'approvazione di una nota spese (qualora sia presente lo specifico modulo opzionale).

A seguito dell'inserimento di una richiesta da parte del Dipendente, il Responsabile viene avvisato attraverso l'invio da parte del sistema di una e-mail contenente gli estremi della richiesta; in modo analogo, una volta che la richiesta è stata approvata o rifiutata da parte del Responsabile, il richiedente viene avvisato tramite l'invio di una e-mail.

TEAMWeb/INFO consente di definire gli iter di approvazione delle richieste di autorizzazione secondo modalità articolate, al fine di poter soddisfare le esigenze organizzative di ogni singola azienda.

E' possibile, ad esempio, definire quanti livelli di approvazione devono essere previsti per ciascuna categoria di richiesta o inserire le persone che, in caso di assenza del responsabile, possono prendere in carico le richieste non approvate.

TEAMWeb/Turni - Gestione turni di lavoro

Per le aziende che hanno attività distribuite su più turni giornalieri, spesso risulta estremamente complesso operare una corretta gestione bilanciando l'ottimizzazione delle risorse, le competenze degli addetti, il rispetto della normativa, il contratto di lavoro e gli accordi di secondo livello.

TEAMWeb/TURNI è la soluzione di Selesta Ingegneria che offre un supporto concreto alle necessità connesse alla pianificazione e gestione dei turni di lavoro; il prodotto si rivolge in particolare ad aziende che impiegano in modo intensivo il personale in turnazione quali Aeroporti, Strutture Sanitarie, Call Center, Industria, Grande Distribuzione.

TEAMWeb/TURNI è un modulo utilizzabile in versione stand-alone o integrabile con l'applicazione di gestione delle presenze TEAMWeb.

TEAMWeb/TURNI consente di:

  • Gestire squadre di lavoro suddivise per turni;
  • Calcolare le necessità giornaliere;
  • Pianificare la turnazione delle varie aree operative;
  • Verificare il rispetto dei vincoli di legge e le eventuali certificazioni o abilitazioni per il compito pianificato;
  • Ottenere informazioni sulla presenza giornaliera degli addetti;
  • Gestire in modo rapido le situazioni impreviste e le conseguenti variazioni nella pianificazione.

TEAMWeb/TURNI nasce come strumento di supporto per gli addetti alla pianificazione che, mediante l'interfaccia web del prodotto, possono verificare costantemente la situazione di insieme della pianificazione, in particolare:

  • Il rispetto degli obiettivi aziendali;
  • Le abilitazioni necessarie per svolgere ciascun compito;
  • L'ottemperanza dei riposi compensativi previsti dal contratto;
  • La gestione di situazioni temporanee che impediscono lo svolgimento di attività specifiche (es. gravidanza);
  • Il controllo dei picchi di lavoro dovuti a particolari situazioni produttive.

TEAMWeb/TURNI permette la definizione, senza limite alcuno, delle Aree Operative e l'associazione delle stesse agli addetti; possono anche essere definiti, in numero illimitato, gli schemi di turnazione e i raggruppamenti di rotativi nonché i vincoli sulle attività pianificate per ciascuna area operativa (abilitazioni, certificazioni professionali, certificazioni sanitarie, presenza di particolari condizioni di salute, ecc.).

L'applicazione consente di gestire il fabbisogno in termini di risorse per singola fascia oraria della giornata, suddiviso per area operativa, rispettando i vincoli di figure professionali richieste e certificazioni necessarie per ogni turno di lavoro. Il calcolo del fabbisogno può essere basato anche su eventi contingenti previsti nell'arco della giornata (es. arrivo di un volo in una realtà aeroportuale o apertura di un centro di distribuzione commerciale al di fuori dell'orario prestabilito).

Una volta definiti i fabbisogni, TEAMWeb/TURNI permette lo sviluppo automatico dei cicli rotativi di turnazione nel medio/lungo periodo e l'assegnazione dei turni pianificati alle singole persone. E' possibile eseguire differenti simulazioni di pianificazione per poi scegliere la più adeguata alle proprie esigenze.

Il programma permette anche di definire un iter formale di rilascio della pianificazione che prevede, ad esempio, l'approvazione da parte dei responsabili di Area.

Integrazione con la Gestione Presenze

TEAMWeb/TURNI è totalmente integrato con il sistema di gestione delle presenze, per garantire una completa gestione delle attività dei Dipendenti.
La pianificazione dei turni e la gestione presenze sono infatti due attività distinte ma strettamente connesse, anche se effettuate in tempi diversi da addetti appartenenti a reparti differenti.

Occorre inoltre considerare che gli orari effettivi sono spesso diversi da quelli pianificati, in quanto soggetti a fattori contingenti quali assenze impreviste, emergenze, ecc.

Con TEAMWeb/TURNI gestire tutto questo non è più un problema, poiché le modifiche effettuate al piano turni vengono contestualmente riportate nel sistema di gestione presenze, dandone immediata visibilità all'Ufficio del Personale senza richiedere interventi di tipo correttivo.

Tramite il modulo TEAMWEB/INFO ogni dipendente può inoltre visualizzare la pianificazione dei propri orari tramite una pagina web e, eventualmente, verificare i colleghi presenti nel medesimo turno.

Qualora il dipendente volesse richiedere un cambio turno, può inserire direttamente la sua richiesta, che verrà sottoposta ad un iter di approvazione in modo analogo a quanto avviene per le giustificazioni.

Sulla base delle richieste specifiche di ogni realtà aziendale, è possibile realizzare interfacce automatiche per la sincronizzazione delle informazioni necessarie alla panificazione delle presenze all'interno dei sistemi aziendali (HR, gestione competenze, gestione certificazioni, ecc.).

Il risultato della pianificazione può essere esportato su un file in formato Excel personalizzato.

TEAMWeb/Noxpedia - Gestione Nota Spese

TEAMWeb/Noxpedia è un applicativo studiato per agevolare l'inserimento delle Note Spese, semplificare le pratiche amministrative e consentire il monitoraggio dei costi sostenuti dall'Azienda per le trasferte.  Il prodotto permette la personalizzazione di tutti i parametri necessari per un'efficiente e corretta gestione della Nota Spese, come le singole voci di spesa, i massimali o l'iter di approvazione.

L'applicazione consente di gestire e personalizzare le seguenti informazioni:

  • Massimali voci di spesa: ad ogni voce si possono associare due importi massimi.
  • Modalità di pagamento: l'applicativo consente di gestire un numero illimitato di tipologie di pagamento definendo,  per ognuna, se si tratta di un costo sostenuto dall'Azienda o dal Dipendente. Modalità di pagamento tipiche sono: Contanti, Carta di Credito Aziendale, Carta di Credito Personale, Tessera Carburante, ecc.
  • Valute: Noxpedia consente l'inserimento di spese in valuta, semplificando gli adempimenti relativi.
  • Indennità di trasferta: calcolo automatico dei compensi aggiuntivi legati alla trasferta, sulla base della durata della missione.
  • Rimborsi chilometrici: definizione dei Km effettuati con auto propria e calcolo del rimborso dovuto.
  • Gestione Commesse: possibilità di attribuire a Commesse i costi sostenuti per le singole trasferte.

Al termine del processo di compilazione, il dipendente effettua l'invio della nota spese. La copia cartacea del documento può essere stampata sia dal dipendente stesso, sia dall'ufficio del personale e dagli uffici amministrativi.

NoXpedia consente di gestire le diverse tipologie di rimborso previste dalla normativa fiscale:

  • Indennità forfettaria
  • Rimborso misto
  • Rimborso a piè di lista
  • Trasferta nel comune di lavoro.

Sulla base della modalità prescelta, il prodotto provvede al  calcolo automatico della eventuale quota di rimborso che concorre al conteggio dell'imponibile Irpef del dipendente, nonché della quota deducibile per l'azienda.

In fase di configurazione del sistema si possono definire, per ogni profilo, le tipologie di rimborso richiedibili da ogni dipendente.

Tutti i valori relativi all'imponibilità e alla deducibilità sono configurabili in modo storicizzato, semplificando così l'adeguamento necessario per eventuali aggiornamenti della normativa fiscale.

Oltre alla valorizzazione basata su orario di partenza e rientro, la funzionalità prevede la possibilità di personalizzare l'algoritmo di calcolo sulla base delle informazioni inserite nella trasferta, consentendo in questo modo di adeguarsi ad eventuali accordi contrattuali di secondo livello.

L'ampia gamma di report a corredo del prodotto permette il monitoraggio delle note spese e delle singole categorie di spesa, fornendo tutti gli elementi utili al controllo delle Missioni di lavoro sia dal punto di vista amministrativo, sia dal punto di vista statistico.

Il Workflow di approvazione della Nota Spese può essere definito liberamente sulla base dell'iter normalmente seguito dall'Azienda.

NoXpedia, grazie ad un'interfaccia web semplice ed intuitiva, permette una gestione “collaborativa” delle Note Spese, con rilevanti benefici per tutte le persone coinvolte nel processo:

  • il Dipendente, che inserisce autonomamente la propria Nota Spese avvalendosi di un applicativo in grado di  supportarlo nella compilazione, verificando in ogni momento lo stato del documento (da approvare, approvato, evaso, ecc..);
  • il Responsabile diretto, che può essere delegato all'approvazione delle Note Spese dei propri collaboratori, ricevendo un avviso via e-mail ogni qualvolta un Dipendente inserisce un nuovo documento;
  • l'Ufficio del Personale, che può gestire i documenti in formato elettronico già approvati dal Responsabile e verificati secondo i parametri configurati nell'applicativo, con una situazione delle trasferte di ogni Dipendente sempre aggiornata;
  • l'Ufficio Amministrativo, che  provvede a liquidare l'importo dovuto al Dipendente ottimizzando il tempo dedicato al controllo dei costi relativi alle missioni e può procedere alla contabilizzazione delle Commesse relative alle trasferte disponendo di dati contabili sempre aggiornati.

 

TEAMWeb/Timesheet - Time Management

Il modulo TimeSheet è la soluzione integrata nell'applicativo TEAMWeb che permette di gestire in modo automatizzato il “time management” dei dipendenti e la consuntivazione delle ore dedicate a commesse e progetti.

TEAMWeb/TimeSheet consente infatti la registrazione autonoma, da parte di ogni dipendente, delle attività destinate alle varie Commesse e Progetti al fine di ottenere rendiconti sulle attività e sui progetti gestiti. E' possibile effettuare il controllo periodico tramite parametri liberamente definibili dall'utente, della avvenuta compilazione del timesheet da parte dei dipendenti interessati.

La configurazione del modulo avviene all'interno delle pagine di TEAMWeb, nelle quali è possibile parametrizzare la registrazione delle attività in modo più o meno dettagliato, in funzione delle realtà aziendale e delle sue necessità.

TEAMWeb/TimeSheet permette di gestire, ove richiesto, un percorso di approvazione del timesheet completamente parametrizzabile con l'impostazione di alert informativi che avvisano dipendenti e responsabili sull'evoluzione dello stato di approvazione dei timesheet.

Al fine di semplificare la corretta registrazione delle attività, è possibile configurare il controllo di quadratura del timesheet mensile con i dati ricevuti dalla gestione presenze di TEAMWeb (ad esempio, ore di presenze od ore di assenza), o secondo una logica totalmente customizzabile.

TEAMWeb/TimeSheet, inoltre, fornisce un ulteriore supporto alla corretta compilazione delle attività permettendo di visualizzare, durante l'inserimento dei dati, le ore di assenza del dipendente

TEAMWeb/Ferie - Pianificazione Ferie

TEAMWeb/FERIE è la soluzione di Selesta Ingegneria che offre un supporto concreto alle necessità connesse alla pianificazione e gestione delle ferie in ambito aziendale.

E' un modulo integrato ad INFOWeb che consente al dipendente di pianificare le proprie ferie annuali ed inviarle al responsabile, il quale approva secondo l'iter configurato in TEAMWeb.

Sulla base del periodo di competenza, suddiviso per singolo mese, è possibile consultare sia le ferie pianificate che quelle effettivamente godute, in modo da verificare immediatamente il rispetto di quanto pianificato.

E' possibile inoltre definire le chiusure aziendali, che vengono evidenziate nel cartiglio del giorno.

I responsabili hanno la possibilità di consultare i piani ferie dei propri collaboratori, selezionandoli per periodo e stato di approvazione.

Sulla base dell'iter definito il responsabile può approvare, rifiutare o riaprire i piani ferie dei propri collaboratori, in modo che questi possano apportarvi eventuali variazioni.

Allo stesso modo, previa opportuna configurazione del sistema, ogni addetto sarà in grado di verificare la pianificazione delle ferie dei colleghi del proprio reparto per individuare eventuali sovrapposizioni nello stesso periodo.

TEAMWeb/GTA - Gestione Tempi e Attività

E' il modulo di TEAMWeb per il controllo ed il monitoraggio delle attività effettuate dai dipendenti durante la loro permanenza in azienda.

TEAMWeb/GTA è un prodotto fortemente flessibile che può adattarsi a diverse tipologie di organizzazione, adeguarsi alla struttura dell'azienda e diventare lo strumento ideale sia per realtà di tipo produttivo che impiegatizie.

L'accesso al prodotto avviene in modo semplice, tramite l'interfaccia web totalmente integrata.
TEAMWeb/GTA permette di conteggiare il tempo rilevato dalle timbrature di presenza suddividendolo in base al costo orario, ovvero suddividendo le registrazioni per ore ordinarie, straordinarie, festive, ecc.

L'applicazione consente inoltre di parametrizzare la gerarchia delle registrazioni, con un livello di profondità totalmente personalizzabile.

TEAMWeb/GCE - Gestione Certificati ed Eventi

Permette di definire, all’interno del prodotto TEAMWeb, i principali eventi protetti INPS al fine di consentire la gestione integrata dei Certificati ad essi relativi.

Gli eventi protetti INPS rappresentano un insieme di casi particolari di assenza di breve o lunga durata del dipendente per i quali l’INPS riconosce all’azienda una integrazione economica a copertura parziale o totale di quanto spettante e per il previsto periodo di competenza.

Per le aziende tenute all'invio mensile del modello EMENS all'INPS, l'insieme delle funzionalità di TEAMWeb prevede anche l'esportazione su files in formato ASCII delle principali informazioni richieste. L'acquisizione e successiva elaborazione di tali informazioni è delegata agli applicativi paghe del cliente.

TEAMWeb/GWL - Gestione White List Terminali

TEAMWeb/GWL è il modulo che permette di gestire, per ciascun terminale, la lista dei dipendenti autorizzati ad effettuare timbrature.

Questa operazione viene realizzata utilizzando la funzione “Gruppi” del prodotto TEAMWeb, che permette di aggregare i dipendenti sulla base di criteri aziendali quali reparto, mansione, sede di appartenenza ed associare a ciascun terminale i gruppi autorizzati.

Il modulo può operare secondo due diverse modalità:

  • Autorizzazione: è previsto l'invio di una White List contenente l'elenco dei badge autorizzati alla timbratura per ciascun terminale; la timbratura viene inibita ai badge non presenti in tale lista;
    Verifica: il prodotto è configurato per accettare sempre le timbrature, anche se effettuate su un terminale non autorizzato. E' possibile individuare, tramite uno specifico report, le timbrature non coerenti con le White List, utile ad esempio per evidenziare le timbrature effettuate “fuori sede”.

Con TEAMWeb/GWL è possibile definire, modificare o cancellare un terminale all'interno del sistema tramite l'interfaccia grafica intuitiva e di semplice utilizzo che guida l'utente nell'operazione.

Ciascun terminale è caratterizzato da alcune informazioni descrittive e da un codice attraverso il quale viene identificato univocamente sul sistema. Ad ogni terminale è possibile associare uno o più gruppi di Dipendenti autorizzati ad effettuare timbrature.

Attraverso la funzione “White List Terminale” è possibile creare un file opportunamente formattato e pronto per essere successivamente inviato ai terminali.

Il sistema permette di generare file compatibili sia con i terminali di Selesta Ingegneria, sia con altri sistemi di acquisizione. Una specifica pagina di parametrizzazione permette di definire il tracciato delle informazioni da inviare al terminale.

Utilizzando la funzione di schedulazione presente nel prodotto TEAMWeb, infine, è possibile rendere automatico l'invio delle White List a tutti i terminali.

 

TEAMWeb/PCM - Gestione Mensa

TEAMWeb/PCM consente la rilevazione e  gestione dei dati relativi alla consumazione dei pasti di mensa da parte del personale, gestendo sia la consumazione sia la prenotazione dei pasti.

Integrato nell'applicazione TEAMWeb, il modulo è accessibile tramite interfaccia web semplice ed intuitiva, con possibilità di navigazione orizzontale e verticale all'interno delle pagine; permette quindi all'operatore di agire senza cambiare maschera, velocizzando le attività legate alla gestione dei pasti.

Oltre all'inserimento delle anagrafiche relative ai dati di mensa (la definizione delle portate, composizione dei pasti, definizione dei turni, ecc.), TEAMWeb/PCM comprende una serie di funzioni di selezione che consentono agli operatori di agire su un gruppo di persone selezionato in base a specifici criteri.

Tali criteri sono impostati su parametri inseriti dall'utente (selezione per sede, per Mensa, ecc).

TEAMWeb/PCM é in grado di avviare in modo automatico, sulla base di orari predefiniti, l'esecuzione del controllo sulle timbrature di  consumazione e prenotazione mensa per il  calcolo del pasto, la gestione di eventuali rettifiche o cancellazioni, il calcolo della data di prenotazione, ecc..

Il prodotto è corredato di opportuni report per il controllo delle informazioni di mensa, esportabili nei più comuni formati di stampa (PDF, Word, Excel, RTF).